今年、突如として始まった「新しい生活様式」で、爆発的に増えたのがデジタルの中でのコミュニケーション。 メールの数が増え、ZOOMやSlackなどの使用ツールも増え、打ち合わせのための書類の数も増えている方が多いのではないでしょうか？ そこで、今日は「年末の大掃除」ならぬ「年イチ・デジタル大掃除」についておしゃべりしたいと思います。 読者の皆さんにInstagramのストーリーズでご協力いただいたアンケートご回答もご紹介します。皆さまが実施されているデジタル大掃除法も、ぜひ、お寄せください。
日頃メールの整理をしている人は、約６割でした。
メールの整理について伺ってみると、約６割の方は日頃から整理しているとか。メールフォルダが無法地帯と化していた草花木果スタッフNに焦りの色が浮かびます（笑）。 オンラインでのやりとりが増えた今年は、デスクですれ違う際に話していたような、ちょっとしたことがメールでの雑談になって連なっていったり、CCで共有されるメールが急増したり。 感覚値ではあるものの、なんとなく２、３割くらい日々やりとりするメール量が増えているような。まさに「メール爆発！」「ちらかりまくり！」だったスタッフNのような方も案外に多いのではないでしょうか？
スタッフNは、まずリアルな大掃除と同じように、「不要なメールを捨てること」からスタート。 検索しながらゴミを集めていくと、出てくるわ出てくるわ…。読んでもいないメールマガジンや、もうとっくに完了しているスケジュール調整のメールなどなど、あっという間に数百件のメールを削除フォルダーへと移動完了！ そしてゴミが整理できたら次は整理整頓。 受信時から関係性別にフォルダ分けされる設定を改めて更新したり、終わったプロジェクトのフォルダをすぐに見ない場所にしまったり。これだけで日々の仕事の効率がぐんとアップしそうです。 また、最近は仕事のやりとりも、SlackやLINE、チャットワークスなど他のアプリを経由することも多く、「あれ、あの情報のやりとりはどこでしたんだっけ？」と探しまくることも少なくないので、2021年からの「デジタルコミュニケーション」ツールの使い方をどうしていくのがいいか、デジタル大掃除をしながら少し考えてみることにしました。 新年からのデジタルコミュニケーションのマイルールをこの時期に設定していきたいですね。何かいいアイデアがあったら、ぜひ教えてください！
スマホが、目一杯詰め込まれたクローゼット化している？！
草花木果スタッフYが気になっていたのは、増え続けるスマホの中のアプリと、写真。 「あ、これ便利そう」「このお店、また再訪したい」「このツール、便利！」と、どんどん無料のスマホアプリをダウンロードしていたら、スマホの中にはあれやこれやと、アプリの大集合状態。 その結果、即座にアクセスしたいアプリが見つからなかったり、そもそもデータ容量を圧迫してしまう原因になっていたり。 そこで改めて見直してみて、残すべきアプリを厳選。 すぐに削除してしまうのは気になるな…と思ったアプリもあったので、それらは「1年後の●年●月●日まで使用しなかったら削除！」というフォルダを作ってそこに移動してみました。 一定期間使用しなかったら、もうその時点で何も考えずに削除する、という時限爆弾式の整理法は、洋服の断捨離で学んだ方法です。さてさて、来年の今頃に、この中のアプリのいくつを使っているんだろう…。
写真も、まあ、出てくるわ出てくるわ。出先で必要に応じて撮影しておいたバスの時刻表のような、もう一生見ないだろうし記念にもならないものの中に、大切な家族との写真が埋れていたり、仕事の資料として必要な写真データがちらほらと散見されたり。 こんな状態だと思い出に浸ることもできないし、大切な情報を探すだけで一苦労です。アンケートでは、割りに多くの人が日頃から写真の整理をしていました。 みなさん、アルバム機能などを駆使して整理整頓しているようです。 改めて写真を整理するうちに、思いがけず写真で見つけた人に久しぶりに連絡をとってみたり、以前行って楽しかった場所にまた行く計画を立てたり。思いの外、楽しい時間になりました。
もちろん、クラウドの中もきちんと整えたい！
草花木果スタッフTは、この1年仕事でため込んだ書類の大掃除にトライ。アンケートでは、半分以上の方が実施できていなかったようですが、スタッフTもここ数年のデータが見返されないまま、どんどん増えていっている状況。 とはいえ、日々プロジェクト別にフォルダ分けするところまでは実施できているので、年イチ大掃除ではそれらの書類の内容を吟味しながら捨てられるものを選り分けていきました。 基本ルールとしたのは「よほど大切なものでない限り、過程の書類は残さない」こと。 一つの書類でも、そのファイナル版ができるまでの間にさまざまな検討があり、それら更新されていく書類もそれぞれ日付を追って残しているケースも多いですが、数年後まで必要なのは、スタッフTの場合はファイナル版のみ。 （もちろん、仕事内容や業界などによってプロセスが全て大切なケースもあると思いますので、そこは、それぞれで検討を！） ということで、完全に完了したプロジェクトのフォルダ内をすっきりと断捨離してみました。
今回、いろいろ挑戦してみてわかったのは、リアルな大掃除は年末に行うのが通例ですが、デジタル大掃除は「年末」とは限らずに「年イチ」が良さそうということ。 というのも、師走は何かと忙しいですから！ 部屋もあちこち掃除しなければならないし、デジタルも！となったときに少しストレスになってもしまいそうなので、来年以降は自分なりのタイミングを決めておくといいのかな、とみんなで話し合いました。 たとえば、デジタル大掃除は毎年３月末に、とか、夏休みに、誕生日月に、などなど。 それぞれの日常に合わせてルーティン化していくと良さそうです。 そして、これも当たり前のことではありますが、部屋の掃除が日々の掃除とともに年末の大掃除があるように、デジタルも日々の掃除と年イチの大掃除と考えていかなきゃ！と改めて実感。 保管できるデジタル容量は、TB（テラバイト）という言葉が一般的になってくるなどどんどん拡張していますが、自分が扱える容量を超えて持っていても、PCやスマホが重くなるだけでなく、なんだかデジタル内のフットワークも重くなっていってしまいます。 アンケートでご回答いただいた方からは「決めた容量を超えないように、使う頻度を考えながら整理する」「LINEトークの削除なども行う」「いらないものをひたすら消去！」など、デジタル環境をクリアに整える皆さまの意見をたくさんいただきました。 断捨離や大掃除で快適になる感じを、デジタルにも。 当たり前のようでできていなかった気づきをいただいた数日でした。 ご協力ありがとうございました！
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nouserさん
